Мы привыкли спешить всегда и во всем, на работе мы хаотично хватаемся за выполнение массы задач одновременно, чтобы успеть сделать больше, но, увы, эффективнее наша работа от этого не становится.
Возможно, для того чтобы успевать больше, стоит просто сбавить темп, замедлиться и спокойно провести собственную «инвентаризацию», рассортировав свои действия на «полезные» и «бесполезные»?
Приходилось ли вам когда-либо внезапно вспомнить о том, что вы забыли задать наиважнейший вопрос, причем сразу после завершения телефонного разговора, целью которого, собственно, и было получение ответа на данный вопрос?
Наверняка бывало. Замечайте такие моменты, ведь они являются явным сигналом о том, что вы набрали слишком быстрый темп и в работе, и в жизни, а значит, уже не успеваете обработать всю поступающую к вам информацию. Если бы вы подготовились к такому разговору заранее, то в результате сэкономили бы себе время в дальнейшем. Иными словами, вы бы потратили меньше времени и выяснили все вопросы сразу, и вам бы не пришлось звонить еще раз, чтобы получить нужную вам информацию. В этом случае привычка делать все стремительно и по-быстрому стоила дополнительных временных затрат.
Итак, если вы хотите успевать больше, просто замедлите свой темп.
Для этого существует два простых, но важных шага:
1. Определите, что на самом деле работает, и уделите этому больше внимания.
2. Определите, что не работает, и измените это.
Так как же узнать, что работает, а что нет? Один из самых простых способов – это произвести «инвентаризацию». В течение трех-пяти дней наблюдайте за тем, что вы ежедневно делаете, и фиксируйте все письменно. Отметьте для себя, какие систематические действия не причиняют вам особых хлопот? Какие действия вы выполняете легко и быстро, даже не задумываясь над ними? Какие действия являются пустой тратой времени? Какие действия можно выполнять более эффективно? Когда вы тщательно их проанализируете, вы сможете сделать вывод о том, что из них работает, а что нет.
Речь идет не о категоричности суждений о том, что «правильно» и что «неправильно», а о том, что является эффективным в работе, и что, напротив, не дает вам двигаться вперед. Понимание и признание данного факта – это первый шаг на пути к дальнейшему усовершенствованию и прогрессу. Избавление от ненужных действий в течение дня значительно сэкономит ваше время, а значит, у вас появится возможность работать продуктивнее и успевать больше.
Какие неважные и неприоритетные задачи, которые могут отнимать ваше время, вы регулярно выполняете каждый день? Например, вы ежедневно по утрам составляете список текущих, важных и неотложных дел или вы постоянно работаете в многофункциональном режиме независимо от приоритетности задач.
После того как вы определили вашу модель выполнения текущей работы, вы можете перейти к сортировке своих ежедневных действий и отобрать только действительно важные и необходимые. Действительно ли имеет смысл продолжать тратить драгоценные минуты на регулярное составление списка текущих дел только потому, что «я всегда так делаю»?
Или, если вы привыкли работать в многозадачном режиме, может, вы попытаетесь не делать все одновременно, а сосредоточиться сначала на одной задаче и довести её до конца, а потом уже сделать вывод, насколько это эффективно. Вполне возможно, что вместо хаотичного выполнения сразу нескольких дел, более вдумчивое, постепенное и последовательное их выполнение поможет вам значительно сэкономить время. Даже если вам действительно приходится иметь дело с большим количеством задач, все же пытайтесь выполнять их по очереди. Проводя этот эксперимент, выясните для себя, какие задачи могут выполняться параллельно не в ущерб качеству, а какие требуют, так сказать, индивидуального подхода. Как только вы получите результаты, можете приступать к постепенному внедрению изменений в ваш стиль работы.
Взгляните беспристрастно и объективно на свои привычки, образ мышления, имеющиеся и желаемые навыки для того, чтобы вы могли усовершенствовать свою работу и больше успевать. Замедлите свой рабочий темп, измените расстановку акцентов и начните более равномерно двигаться вперед. Зачастую мы просто не отдаем себе отчет в том, как много мы способны сделать, если будем придерживаться конкретного плана с обдуманными и целенаправленными действиями для достижения четко определенных конечных результатов. Изменения даются нелегко, но именно они направляют нас в нужную и правильную сторону движения.
Прямо сейчас, не откладывая, замедлите свой сумасшедший темп работы и проведите собственную «инвентаризацию». Проанализируйте ваши действия, выявите те из них, которые являются эффективными, и те, которые сдерживают ваш прогресс и не дают двигаться вперед. Сделав объективные выводы, приступите к внедрению изменений в вашу модель работы.
В конце концов, упорядочив свой рабочий процесс и снизив темп, вы выигрываете время, а следовательно, сможете успеть сделать больше.